Com crear una matriu RACI a Jira: aclareix la responsabilitat

Un tiquet de Jira pot tenir una persona assignada i deixar responsabilitats importants sense resoldre. Qui és el responsable del resultat final? Qui ha de revisar la feina abans que estigui acabada? Qui hauria de rebre una actualització sense unir-se a totes les discussions?

Aquestes preguntes es tornen més difícils quan una peça de treball creua producte, enginyeria, proves i assistència al client. La persona assignada pot implementar el canvi, però això no el fa automàticament responsable de totes les converses al voltant.

Una matriu RACI fa visibles aquestes expectatives. Combina un petit conjunt de resultats amb les persones implicades i registra com participa cada persona.

En aquesta guia, crearem un exemple pràctic per a un llançament de portal de client fictici i, a continuació, mostrarem com organitzar aquesta matriu a Power Pack per a Jira. L'objectiu és un acord breu i útil que ajudi la gent a actuar amb confiança.

Què significa RACI?

RACI descriu quatre maneres en què algú pot participar en un treball:

Utilitzeu un responsable final per a cada fila. Assigneu almenys una persona responsable i feu explícites les responsabilitats d'execució compartides. La consulta implica una conversa; informar algú només pot requerir una breu actualització.

Aquestes definicions s'alineen amb l'explicació de Atlassian d'un gràfic RACI. La resta d'aquesta guia els aplica a un flux de treball Jira il·lustratiu.

La distinció entre qui executa la feina i qui n’assumeix la responsabilitat final és especialment útil. Un enginyer pot implementar una preferència de notificació mentre el responsable de producte continua responent pel resultat acordat per al client. Cap dels dos rols elimina la necessitat de criteri tècnic o de col·laboració.

Comenceu amb un problema real de coordinació

El nostre equip de ficció està preparant una actualització del portal de clients. Els clients podran triar quins correus electrònics de compte reben. El canvi també necessita proves i una breu guia de suport.

L'equip inclou Maya, la responsablea del producte; Leo, l'enginyer; Priya, la provadora; i Sam, el líder de suport. Aquests noms i assignacions són exemples, no un model de personal prescrit.

Abans de construir una matriu, identifiquen la font de confusió: tothom està d'acord que la pantalla de preferències s'ha de construir, però ningú s'ha fet responsable explícitament de les instruccions de suport. La prova també depèn de la decisió d'un producte sobre quins correus electrònics han de continuar rebent els clients.

Aquesta és una raó útil per crear una matriu RACI. Un equip amb una tasca senzilla i un responsable evident pot no necessitar-ne una. Utilitzeu el marc on una conversa sobre responsabilitat canviarà la manera de treballar de la gent.

Trieu el tiquet de Jira que ofereix una llar raonable per a la discussió. Ha de descriure el resultat compartit i enllaçar amb el treball de lliurament pertinent. Digues a l'equip on viu la matriu perquè esdevingui part de la seva rutina de planificació.

Escriu resultats que la gent pugui reconèixer

Comenceu amb resultats en lloc de departaments amplis o fases ambigües. "Enginyeria" és un grup de persones. "Implementar els controls de preferències de correu electrònic" descriu el treball que algú pot realitzar.

Per al nostre exemple, l'equip tria quatre files:

• Acordeu quines preferències de notificació poden canviar els clients.
• Implementeu els controls de preferències de correu electrònic.
• Verifiqueu els canvis de preferències amb l'entrega de correu electrònic.
• Publicar instruccions de suport per als nous controls.

Cada fila ha de ser prou petita per tenir un responsable clar, però prou significatiu per justificar la discussió. Llistar cada pas menor d'implementació pot enterrar el problema de coordinació sota l'administració.

Si una fila necessita repetidament dues persones responsables, inspeccioneu-ne l'abast. "Crea i llança tota l'experiència" pot contenir diversos resultats amb diferents responsables. Dividiu-lo on la responsabilitat canvia realment i, a continuació, comproveu que les peces resultants encara descriguin tot el resultat.

Construeix un primer esborrany de la matriu

Aquí teniu l'acord inicial de l'equip. Un guió significa que no s'ha assignat cap funció específica per a aquest lliurament.

L'última fila mereix una explicació. Sam és responsable de la precisió i utilitat de les instruccions de suport, mentre que Leo redacta els passos tècnics. Aquest és l'acord que va acordar aquest equip en concret. Un altre equip podria donar el treball de redacció a un especialista en suport.

Una matriu hauria de descriure l'acord de treball real. Eviteu omplir-lo només des dels títols de feina. Algú pot tenir experiència rellevant sense estar disponible per fer la feina, i un títol sènior no converteix automàticament algú en el responsable adequat.

Llegeix cada fila en veu alta. Per a la fila de proves, l'acord és: Priya executa la verificació, Leo proporciona aportacions tècniques, Maya és responsable del resultat i Sam rep el resultat. Si aquesta frase sorprèn algun participant, resol el desacord abans de tractar la matriu com a resolta.

Posa l'acord a Power Pack

Obriu Power Pack sobre el tiquet de Jira i utilitzeu l'eina RACI / DACI Matrix. El seu model de responsabilitat s'anomena RA(S)CI: inclou els quatre rols RACI més un rol de suport opcional. Podeu construir l'exemple utilitzant R, A, C i I sense assignar S.

Treballeu amb la llista, els lliuraments i les vistes de matriu. Comenceu afegint les persones implicades. La llista admet cerques d'usuaris Jira i entrades per a participants externs o no Jira. Una entrada externa registra algú a la llista; no crea un compte Jira ni concedeix accés al tiquet.

A continuació, afegiu els lliuraments que vau acordar. Power Pack també ofereix una acció d'importació de subtasques per incorporar les subtasques subordinades existents al conjunt de lliurables disponibles. Reviseu els lliuraments seleccionats abans de passar a la matriu perquè les vostres files coincideixin amb la conversa que voleu tenir.

A la matriu, assigneu un paper a cada intersecció rellevant. Si feu clic a una cel·la, es fa un cicle entre els rols disponibles i les cel·les enfocades també admeten dreceres de lletres de rol. Deixeu una cel·la sense assignar quan aquesta persona no tingui cap responsabilitat significativa per a aquesta fila.

L'eina destaca els responsables que falten, diversos responsables i les files sense responsable de l’execució. Tracteu aquests indicadors com a indicacions per revisar les tasques. Una fila vàlida significa que el patró de rol bàsic està present; no demostra que les persones s’hagin posat d’acord, tingui temps suficient o hagi acabat la feina.

Els canvis es guarden contra el tiquet de Jira. Comproveu l’indicador de desament abans de marxar o demanar a algú que revisi la matriu. Un estat local o fora de línia no s'ha de confondre amb la confirmació que un altre company d'equip ja pot veure la darrera versió.

Revisa les persones i les files

Una matriu pot semblar raonable una fila a la vegada mentre concentra massa treball en una persona. Després de revisar els lliuraments, llegiu la columna de cada persona.

En el nostre exemple, Leo és responsable d'acordar el comportament, implementar els controls i redactar les instruccions de suport. Això podria encaixar amb un petit canvi. Per a un llançament més gran, podria revelar un coll d'ampolla que l'equip hauria d'abordar abans de prometre una data de lliurament.

Pregunteu a cada persona si entén el seu paper i pot complir-lo. Comproveu quan cal consultar, amb quina rapidesa s'espera la retroalimentació i què han de rebre els participants informats. Enregistreu qualsevol detall del temps o de la comunicació juntament amb el treball en el vostre procés normal Jira.

Una C en una cel·la no programa una revisió. Un I no envia cap actualització. La matriu anomena l'expectativa; l'equip encara ho ha de dur a terme.

Manteniu la responsabilitat separada del flux de treball Jira

Les tasques RACI descriuen la participació al voltant d'un lliurament. No s'han de confondre amb el camp de l'assignat Jira, els permisos del tiquet o l'estat del flux de treball.

Canviar una cel·la de responsabilitat no substitueix l'assignació d'un tiquet de lliurament, l'accés a algú o la transició d'un tiquet. Mantingueu aquestes accions Jira alineades amb l'acord mitjançant el vostre flux de treball normal.

Power Pack pot exportar la matriu com a taula Markdown o CSV per a la discussió en un altre lloc. Si compartiu una còpia, identifiqueu el tiquet de Jira com el lloc per comprovar les tasques actuals. En cas contrari, una taula exportada pot continuar circulant després que l'equip hagi canviat el pla.

Reviseu la matriu quan canvia l'abast, un participant no està disponible o apareix un nou requisit de revisió. Una breu revisió d'un canvi significatiu és més útil que tractar la primera versió com a permanent.

Eviteu tres errors habituals de RACI

Assignar a tothom el rol de consultat

La consulta ha de respondre a una pregunta específica. Implicar tothom a cada fila pot recrear la càrrega de reunió que la matriu volia reduir. Anomena l'experiència que necessiteu i utilitzeu l'estat informat per a les persones que només necessiten el resultat.

Tractar la responsabilitat com un treball addicional assignat per defecte

La persona amb responsabilitat final necessita prou context i autoritat per resoldre els problemes relacionats amb el resultat. No trieu algú simplement perquè té més antiguitat o ja assisteix a més reunions.

Utilitzar RACI per resoldre un problema de decisió

De vegades, la qüestió no resolta no és qui lliura el treball sinó qui tria entre opcions competidores. És aquí on DACI pot proporcionar una millor conversa: identifiqueu un conductor, un aprovador, col·laboradors i persones per informar. Solucioneu la decisió i, a continuació, aclariu les responsabilitats de lliurament amb RACI quan sigui necessari.

Proveu una petita matriu amb el vostre equip

Trieu un tiquet de Jira on les responsabilitats actualment traspassen els límits de l'equip. Identifiqueu de tres a cinc resultats significatius, afegiu les persones implicades i acordeu les tasques junts.

Utilitzeu la matriu RACI / DACI de Power Pack per mantenir aquest acord al costat del tiquet. Reviseu els indicadors de responsabilitat, confirmeu l'estat de desat i passeu pel resultat amb les persones anomenades.

Comenceu amb una matriu que resolgui una incertesa real. Per al nostre equip del portal de clients, el resultat útil és senzill: tothom sap qui crea els controls, qui els verifica, qui és el responsable del resultat i qui s'assegura que el suport estigui preparat.

• Explicació d’Atlassian sobre la matriu RACI