Suunnittele seuraava Jira-julkaisusi visuaalisesti Mind Map Studiolla

Jira-julkaisulla voi olla hyvin järjestetty tehtäväluettelo, vaikka tiimillä olisi yhä kysymyksiä.

Mitä tämä julkaisu muuttaa asiakkaille? Mitkä työt liittyvät toisiinsa? Mitä meidän pitäisi testata ennen julkaisua? Ja mitä kehitystyön valmistuttua pitää tehdä, jotta kaikki saadaan tuotantoon?

Tehtäväluettelo on näiden keskustelujen lähtökohta. Ajatuskartta tarjoaa toisen tavan tarkastella sitä: ryhmittele toisiinsa liittyvät työt, pidä suunnittelukysymykset oikean osa-alueen vieressä ja käy sisältö läpi tiimisi kanssa.

Tässä oppaassa seuraamme kuvitteellista tiimiä, joka valmistelee asiakasportaalin julkaisua. Tuomme julkaisun Jira-tehtävät Mind Map Studion kartalle, jäsennämme sisällön ja laadimme yhteisen julkaisun toimintaohjeen.

Voit käyttää samaa lähestymistapaa seuraavassa julkaisussasi ja aloittaa muutamalla tehtävällä ja lyhyellä tarkistuslistalla.

Aloita tulevasta julkaisusta Jirassa

Esimerkkitiimimme valmistelee asiakasportaalin päivitystä, jossa on kolme työaluetta:

• Kirjautuminen: selkeämmät salasanan palautusohjeet ja parannettu ilmoitus vanhentuneesta linkistä.
• Ilmoitukset: uudet sähköpostiasetukset ja päällekkäisten ilmoitusten korjaus.
• Laskutus: laskuissa näkyvän laskutusosoitteen korjaus.

Tiimi on jo luonut Jiraan julkaisemattoman version ja liittänyt siihen asiaankuuluvat tehtävät Fix versions -kentän kautta.

Tämä valmistelu on tärkeää. Mind Map Studion Jira releases -paneeli näyttää nykyisen Jira-projektin versiot sekä niiden julkaistun tai julkaisemattoman tilan ja antaa tarkastella versioihin liitettyjä tehtäviä. Luo versio ja hallitse sen tehtäväliitoksia Jirassa ennen kuin suunnittelet työtä paneelin avulla.

Ohjeen seuraamiseen tarvitset oikeuden tarkastella projektia ja sen tehtäviä sekä ajatuskartan, jota voit muokata.

Avaa kartta, valitse yläpalkista Jira releases ja etsi julkaisematon versio, josta haluat keskustella. Sen Attached issues -osio näyttää version tehtävät, jotka siihen on jo liitetty Jirassa.

Jos julkaisuun ei ole liitetty tehtäviä, tarkista odottamiesi tehtävien Fix versions -kenttä. Tyhjälläkin julkaisulla voi olla toimintaohje, mutta kartalle tuotavia liitettyjä tehtäviä ei vielä ole.

Anna julkaisulle rakenne, josta tiimisi voi keskustella

Aloita keskeisestä aiheesta, joka nimeää julkaisun selkeästi:

Asiakasportaali — lokakuun julkaisu

Lisää sen alle kolme haaraa:

• Kirjautuminen ja tilin käyttö
• Ilmoitusasetukset
• Laskutuksen oikeellisuus

Nämä haarat kuvaavat muutoksia termein, joista tiimi voi keskustella tuen, tuotehallinnan ja kehityksen kanssa.

Valitse julkaisuusi sopiva ryhmittely. Asiakkaille näkyvät muutokset voivat sopia käyttökokemuksen eri osien alle. Infrastruktuurijulkaisua voi olla helpompi tarkastella palveluittain tai järjestelmittäin. Pienempi julkaisu voi tarvita vain kaksi haaraa.

Hyödyllinen kysymys on: auttaisiko tämä rakenne jotakuta selittämään, mitä olemme toimittamassa?

Asiakasportaalia koskevassa esimerkissämme salasanan palautustehtävien ryhmittely tekee niiden yhteisen tarkoituksen selväksi. Ilmoitusmuutosten pitäminen yhdessä auttaa tiimiä keskustelemaan uusista asetuksista samalla kun se käsittelee päällekkäisten sähköpostien korjausta.

Suurenna

Tuo versioon liitetyt Jira-tehtävät kartalle

Valitse haara, johon tehtävä kuuluu. Etsi tehtävä Jira releases -paneelin Attached issues -osiosta, vie osoitin sen päälle ja valitse pluspainike.

Mind Map Studio lisää alikortin, jossa on Jira-tunnus ja yhteenveto. Voit myös vetää tehtävän julkaisupaneelista piirtoalueelle ja pudottaa sen halutun yläaiheen lähelle.

Toista tämä muille tehtäville, kunnes julkaisulla on hyödyllinen visuaalinen rakenne.

Tehtävän lisääminen kartalle muuttaa vain karttaa. Se ei muuta tehtävän Fix versions -kenttää, muokkaa tehtävää eikä luo Jira-tehtävälinkkiä. Visuaaliset ryhmittelysi voivat siis tukea julkaisukeskustelua muuttamatta työn liitoksia Jirassa.

Tarkastele julkaisun sisältöä kartan avulla

Kun tehtävät on järjestetty, käy kartta läpi tiimin kanssa.

Aloita yksinkertaisella kysymyksellä:

Näkyykö tässä kaikki, mitä aiomme toimittaa?

Tarkastele yhtä haaraa kerrallaan. Esimerkissämme kirjautumishaara sisältää kaksi muutosta, mutta keskustelussa nousee esiin vielä yksi asia: tukitiimin salasanan palautusohjeita pitää ehkä päivittää.

Lisää työn viereen suunnitteluaihe:

Tarkista, pitääkö tukiohje päivittää.

Se voi pysyä kysymyksenä tiimin selvittäessä asiaa. Jos tiimi päättää, että asia edellyttää seurattavaa toimitustyötä, luo työ ja määritä sille vastuuhenkilö sopivassa Jira-työnkulussa.

Kysymysten pitäminen oikean haaran lähellä säilyttää niiden asiayhteyden. Kirjautumismuutoksia tarkasteleva henkilö näkee, miksi tukiohje nostettiin esiin.

Etsi yksittäisten tehtävien rajat ylittäviä tarkistuksia

Kysy seuraavaksi:

Mitkä muutokset pitäisi varmistaa yhdessä?

Ilmoitushaara sisältää uuden asetusnäkymän ja päällekkäisten sähköpostien korjauksen. Kullakin tehtävällä voi olla omat hyväksymiskriteerinsä, mutta julkaisukeskustelussa pitäisi huomioida myös kokonaiskokemus.

Esimerkiksi:

• Estääkö ilmoituksen poistaminen käytöstä vastaavan sähköpostin lähettämisen?
• Palautuuko odotettu toiminta, kun ilmoitus otetaan uudelleen käyttöön?
• Saako asiakas vain yhden sähköpostin, kun ilmoitus on käytössä?

Nämä ovat esimerkkikysymyksiä kuvitteelliselle tuotteellemme. Omien tarkistustesi pitäisi seurata toimintaa, jota julkaisusi todella muuttaa.

Kartta tukee keskustelua tuomalla yhteen liittyvät työt lähelle toisiaan. Tiimin pitää silti päättää, mitä testataan, ja kirjata tulokset tavallisessa testausprosessissaan.

Tee ratkaisemattomista kysymyksistä täsmällisiä

Aihe nimeltä ”Laskutushuolet” antaa tiimille vain vähän toimintaohjeita.

Hyödyllisempi kysymys on:

Vaikuttaako osoitekorjaus aiemmin luotuihin laskuihin?

Tämä sanamuoto yksilöi epävarmuuden ja helpottaa oikean vastaajan löytämistä.

Käy avoimet kysymykset läpi ennen katselmoinnin päättymistä ja sovi, kuka selvittää ne. Visuaalisesta suunnitelmasta tulee hyödyllinen, kun keskustelu tuottaa selkeät seuraavat toimet.

Suurenna

Laadi yhteinen julkaisun toimintaohje

Sisällön ymmärtäminen on yksi osa julkaisusuunnittelua. Julkaisupäivän koordinointi on toinen.

Avaa version Deploy Notes & Checklist Jira releases -paneelista. Tässä voit luoda järjestetyn tarkistuslistan käyttöönoton vaiheista.

Toimintaohje kuuluu kyseiseen Jira-projektiin ja julkaisuun, joten saman julkaisun parissa työskentelevät voivat noudattaa samaa tallennettua järjestystä.

Kirjoita vaihe ja paina sitten Enteriä tai valitse lisäyspainike. Jatka, kunnes luettelo kattaa toimet, jotka tiimisi pitää koordinoida.

Asiakasportaalimme julkaisun ensimmäinen luonnos voisi näyttää tältä:

Pidä tätä lähtökohtana. Oikea järjestys riippuu järjestelmästä, käyttöönottoprosessista ja julkaisun riskeistä.

Jotkin tiimit tarvitsevat erilliset vaiheet varmuuskopioille, hyväksynnöille tai huoltoviestinnälle. Toisilla käyttöönotto on automatisoitu ja toimintaohje koordinoi pääasiassa varmistusta ja viestintää.

Kirjoita vaiheita, jotka voidaan suorittaa varmasti

”Tarkista kaikki” on vaikea toteuttaa yhdenmukaisesti.

”Varmista, että asiakas voi pyytää salasanan palautusviestin ja käyttää linkkiä onnistuneesti” antaa tarkistajalle konkreettisen tehtävän.

Sovella tätä periaatetta koko toimintaohjeessa:

• Nimeä toimenpide.
• Yksilöi olennainen toiminto tai järjestelmä.
• Selvennä odotettu tulos silloin, kun siitä on apua.

Pidä tarkistuslista helppolukuisena. Yksityiskohtaiset operatiiviset menettelyt voivat säilyä tiimin vakiintuneessa dokumentaatiossa; toimintaohjeen pitäisi tehdä julkaisun vaiheista helposti seurattavia.

Mind Map Studiossa voit siirtää vaiheita ylös tai alas, poistaa vaiheita ja merkitä ne valmiiksi. Valmiiden vaiheiden määrä ja etenemispalkki näyttävät, kuinka suuri osa toimintaohjeesta on suoritettu.

Eteneminen koskee toimintaohjetta. Vaiheen suorittaminen ei muuta Jira-tehtävän tilaa eikä merkitse Jira-versiota julkaistuksi.

Pidä suunnitelma ajan tasalla Jiran kanssa

Julkaisun sisältö voi muuttua ensimmäisen suunnittelukerran jälkeen.

Tehtävä voidaan siirtää myöhempään versioon. Testauksen jälkeen voidaan lisätä korjaus. Tiimi voi muuttaa toteutusta tavalla, joka edellyttää uutta tarkistusta tuotannossa.

Kun versiot tai tehtävien liitokset muuttuvat Jirassa, valitse Refresh Jira releases hakeaksesi nykyiset versiot ja niihin liitetyt tehtävät.

Tarkastele sitten karttaa ja toimintaohjetta päivitettyä sisältöä vasten. Tarkista, vastaako visuaalinen suunnitelmasi yhä julkaisua ja ovatko käyttöönottovaiheet edelleen järkeviä.

Julkaisuluettelon päivitystä pitäisi seurata suunnitelman katselmointi; älä oleta, että päivitys olisi sovittanut yhteen nykyisen karttasi kaikki osat.

Pidä nämä vastuut selkeinä:

Tämä auttaa myös silloin, kun jotain näyttää puuttuvan. Jos tehtävä puuttuu Attached issues -osiosta, tarkista sen julkaisuliitos Jirassa ja päivitä paneeli.

Vältä kolme tavallista suunnitteluvirhettä

Kartan tekeminen liian yksityiskohtaiseksi katselmointia varten

Jos jokainen haara sisältää pitkiä muistiinpanoja ja pieniä toteutusyksityiskohtia, julkaisun kokonaisuus on vaikeampi ymmärtää.

Aloita julkaisun pääalueista ja olennaisista Jira-tehtävistä. Lisää tukevia aiheita, kun ne auttavat vastaamaan suunnittelukysymykseen. Säilytä yksityiskohtaiset vaatimukset Jira-tehtävissä.

Varmistusvaiheiden jättäminen epämääräisiksi

”Testaa kirjautuminen” voi tarkoittaa eri ihmisille eri asioita.

Nimeä toiminta, jota julkaisu muuttaa. Esimerkissämme salasanan palautuspyynnöt ja vanhentuneet linkit ansaitsevat omat tarkistuksensa, koska juuri näitä kokemuksia päivitetään.

Valmiin tarkistuslistan pitäminen todisteena julkaisun onnistumisesta

Valmis toimintaohje kertoo, että sen vaiheet on kuitattu. Tiimi tarvitsee silti asianmukaiset testitulokset, havainnot tuotannosta ja päätöksen julkaisun lopputuloksesta.

Sopikaa, mitä näyttöä tarvitaan ennen varmistusvaiheiden merkitsemistä valmiiksi, ja noudattakaa tavallista prosessianne päivittäessänne julkaisua Jirassa.

Kokeile seuraavassa Jira-julkaisussasi

Valitse yksi tuleva julkaisu, jossa on hallittava määrä tehtäviä.

Avaa kartta Mind Map Studiossa, etsi versio Jira releases -kohdasta ja järjestä siihen liitetyt tehtävät muutamaan merkitykselliseen haaraan. Keskustele sisällöstä ja tunnista avoimet kysymykset yleiskuvan avulla. Avaa sitten Deploy Notes & Checklist ja kirjoita järjestys, jota tiimisi noudattaa julkaisupäivänä.

Asiakasportaalitiimille syntyy näin kaksi hyödyllistä näkymää samaan julkaisuun: kartta, joka selittää muutokset, ja tarkistuslista, joka koordinoi julkaisua ja sen varmistamista.

Aloita tästä pienestä tuloksesta. Seuraava julkaisupalaveri antaa mahdollisuuden nähdä, mitkä ryhmittelyt, kysymykset ja tarkistukset auttavat tiimiäsi eniten.

Kokeile Mind Map Studiota seuraavassa Jira-julkaisussasi ja laadi visuaalinen suunnitelma, jonka tiimisi voi käydä yhdessä läpi.