Planera din nästa Jira-release visuellt med Mind Map Studio

En Jira-release kan ha en välorganiserad ärendelista och ändå lämna teamet med frågor.

Vad förändrar den här releasen för kunderna? Vilka arbetsuppgifter hör ihop? Vad bör vi testa före lanseringen? Och vad behöver hända när utvecklingen är klar för att allt ska komma i produktion?

Ärendelistan är utgångspunkten för dessa samtal. En tankekarta ger ett annat sätt att utforska den: gruppera relaterat arbete, placera planeringsfrågor intill rätt område och gå igenom omfattningen med teamet.

I den här guiden följer vi ett fiktivt team som förbereder en kundportalrelease. Vi använder Mind Map Studio för att lägga releasens Jira-ärenden på en karta, organisera omfattningen och skapa en gemensam körplan för releasen.

Du kan använda samma arbetssätt för din nästa release och börja med några ärenden och en kort checklista.

Börja med en kommande release i Jira

Vårt exempelteam förbereder en uppdatering av kundportalen med tre arbetsområden:

• Inloggning: tydligare instruktioner för lösenordsåterställning och ett förbättrat meddelande för utgångna länkar.
• Aviseringar: nya e-postinställningar och en korrigering av dubbla aviseringar.
• Fakturering: en korrigering av faktureringsadressen som visas på fakturor.

Teamet har redan skapat en ej släppt version i Jira och tilldelat relevanta ärenden via Fix versions.

Den förberedelsen är viktig. Panelen Jira releases i Mind Map Studio visar versioner från det aktuella Jira-projektet, med status som släppt eller ej släppt, och låter dig granska tilldelade ärenden. Skapa versionen och hantera dess ärendetilldelningar i Jira innan du använder panelen för att planera arbetet.

För att följa genomgången behöver du behörighet att visa projektet och dess ärenden samt en tankekarta som du kan redigera.

Öppna kartan, välj Jira releases i sidhuvudet och hitta den ej släppta version du vill diskutera. Avsnittet Attached issues visar arbetet som redan har tilldelats versionen i Jira.

Om releasen saknar kopplade ärenden, kontrollera fältet Fix versions på de ärenden du förväntade dig att se. En tom release kan fortfarande ha en körplan, men det finns ännu inga tilldelade ärenden att lägga på kartan.

Ge releasen en struktur som teamet kan diskutera

Börja med ett centralt ämne som tydligt namnger releasen:

Kundportal — oktoberrelease

Lägg till tre grenar under det:

• Inloggning och kontoåtkomst
• Aviseringsinställningar
• Korrekt fakturering

Dessa grenar beskriver förändringarna på ett sätt som teamet kan diskutera med support, produkt och utveckling.

Välj grupperingar som passar din release. Kundnära förändringar kan grupperas efter delar av användarupplevelsen. En infrastrukturrelease kan vara lättare att granska per tjänst eller system. En mindre release kanske bara behöver två grenar.

Den användbara frågan är: Skulle den här strukturen hjälpa någon att förklara vad vi levererar?

I vårt kundportalexempel blir det gemensamma syftet tydligt när ärendena för lösenordsåterställning grupperas. Genom att hålla aviseringsändringarna samlade kan teamet diskutera de nya inställningarna tillsammans med korrigeringen av dubbla e-postmeddelanden.

Förstora

Lägg de tilldelade Jira-ärendena på kartan

Välj den gren som ska innehålla ett ärende. Hitta ärendet under Attached issues i panelen Jira releases, håll pekaren över det och välj dess plusknapp.

Mind Map Studio lägger till ett underordnat kort med Jira-nyckeln och sammanfattningen. Du kan också dra ett ärende från releasepanelen till arbetsytan och släppa det nära dess tänkta överordnade ämne.

Upprepa detta för övriga ärenden tills releasen har en användbar visuell struktur.

När du lägger till ett ärende på kartan ändras bara kartan. Ärendets Fix versions ändras inte, ärendet redigeras inte och ingen ärendelänk skapas i Jira. Dina visuella grupperingar kan därmed stödja releasesamtalet utan att ändra hur arbetet är tilldelat i Jira.

Använd kartan för att granska omfattningen

När ärendena är ordnade går du igenom kartan med teamet.

Börja med en enkel fråga:

Visar detta allt vi förväntar oss att leverera?

Granska en gren i taget. I vårt exempel innehåller inloggningsgrenen två ändringar, men samtalet visar ytterligare en sak att överväga: supportteamets instruktioner för lösenordsåterställning kan behöva uppdateras.

Lägg till ett planeringsämne intill det arbetet:

Kontrollera om supportguiden behöver uppdateras.

Det kan stå kvar som en fråga medan teamet undersöker saken. Om teamet beslutar att det kräver leveransarbete som behöver följas upp, skapa och tilldela arbetet genom lämpligt Jira-arbetsflöde.

Genom att hålla frågor nära den relevanta grenen bevaras sammanhanget. Den som granskar inloggningsändringarna kan se varför supportguiden kom på tal.

Leta efter kontroller som omfattar flera ärenden

Fråga sedan:

Vilka ändringar bör vi verifiera tillsammans?

Aviseringsgrenen innehåller en ny inställningsvy och en korrigering av dubbla e-postmeddelanden. Varje ärende kan ha egna acceptanskriterier, men releasesamtalet bör också ta hänsyn till den samlade upplevelsen.

Till exempel:

• Förhindrar avstängning av en avisering att motsvarande e-postmeddelande skickas?
• Återställs det förväntade beteendet när aviseringen slås på igen?
• Får kunden bara ett e-postmeddelande när aviseringen är aktiverad?

Detta är exempelfrågor för vår fiktiva produkt. Dina kontroller bör utgå från det beteende som releasen faktiskt ändrar.

Kartan stödjer samtalet genom att samla relaterat arbete. Teamet behöver fortfarande besluta vad som ska testas och dokumentera resultaten i sin vanliga testprocess.

Gör olösta frågor konkreta

Ett ämne som heter ”Faktureringsproblem” ger teamet lite att agera på.

En mer användbar fråga är:

Påverkar adresskorrigeringen tidigare skapade fakturor?

Den formuleringen tydliggör osäkerheten och gör det lättare att hitta rätt person att svara.

Gå igenom de öppna frågorna innan granskningen avslutas och kom överens om vem som följer upp. En visuell plan blir användbar när samtalet leder till tydliga nästa steg.

Förstora

Skapa en gemensam körplan för releasen

Att förstå omfattningen är en del av releaseplaneringen. Att samordna lanseringsdagen är en annan.

Öppna Deploy Notes & Checklist för versionen i panelen Jira releases. Här kan du skapa en ordnad checklista med driftsättningssteg.

Körplanen hör till det Jira-projektet och den releasen, så personer som arbetar med samma release kan följa samma sparade ordning.

Skriv ett steg och tryck sedan på Enter eller välj knappen för att lägga till. Fortsätt tills listan täcker de aktiviteter som teamet behöver samordna.

För vår kundportalrelease kan ett första utkast se ut så här:

Se detta som en utgångspunkt. Rätt ordning beror på systemet, driftsättningsprocessen och releasens risk.

För vissa team behöver säkerhetskopiering, godkännanden eller information om underhåll egna uttryckliga steg. För andra är driftsättningen automatiserad och körplanen samordnar främst verifiering och kommunikation.

Skriv steg som går att utföra med säkerhet

”Kontrollera allt” är svårt att genomföra konsekvent.

”Verifiera att en kund kan begära ett e-postmeddelande för lösenordsåterställning och använda länken” ger den som utför kontrollen en konkret uppgift.

Tillämpa den principen i hela körplanen:

• Ange åtgärden.
• Identifiera relevant funktion eller system.
• Tydliggör det förväntade resultatet där det hjälper.

Håll checklistan lättläst. Detaljerade driftinstruktioner kan finnas kvar i teamets etablerade dokumentation; körplanen ska göra releaseförloppet lätt att följa.

Med Mind Map Studio kan du flytta steg uppåt eller nedåt, ta bort steg och markera dem som klara. Antalet slutförda steg och förloppsindikatorn visar hur stor del av körplanen som är färdig.

Förloppet avser körplanen. Att slutföra ett steg ändrar inte statusen på ett Jira-ärende och markerar inte Jira-versionen som släppt.

Håll planen i linje med Jira

Releasens omfattning kan ändras efter det första planeringstillfället.

Ett ärende kan flyttas till en senare version. En korrigering kan läggas till efter testning. Teamet kan ändra en implementation så att ytterligare en kontroll i produktion krävs.

När versioner eller ärendetilldelningar ändras i Jira väljer du Refresh Jira releases för att hämta aktuella versioner och deras kopplade ärenden.

Granska sedan kartan och körplanen mot den uppdaterade omfattningen. Kontrollera att den visuella planen fortfarande motsvarar releasen och att driftsättningsstegen fortfarande är relevanta.

En uppdatering av releaselistan bör följas av en planeringsgenomgång; utgå inte från att den har stämt av alla delar av din befintliga karta.

Håll dessa ansvarsområden tydliga:

Det hjälper också när något verkar saknas. Om ett ärende inte finns under Attached issues, granska dess releasetilldelning i Jira och uppdatera sedan panelen.

Undvik tre vanliga planeringsmisstag

Att göra kartan för detaljerad för att granska

Om varje gren innehåller långa anteckningar och små implementationsdetaljer blir releasen som helhet svårare att förstå.

Börja med releasens huvudområden och relevanta Jira-ärenden. Lägg till stödjande ämnen när de hjälper till att besvara en planeringsfråga. Låt Jira-ärendena innehålla sina detaljerade krav.

Att lämna verifieringsstegen vaga

”Testa inloggningen” kan betyda olika saker för olika personer.

Ange det beteende som releasen ändrar. I vårt exempel förtjänar begäran om lösenordsåterställning och utgångna länkar särskilda kontroller, eftersom det är de upplevelserna som uppdateras.

Att betrakta en färdig checklista som bevis på en lyckad release

En slutförd körplan dokumenterar att stegen har bockats av. Teamet behöver fortfarande lämpliga testresultat, observationer från produktion och ett beslut om releasens utfall.

Kom överens om vilka belägg som behövs innan verifieringssteg slutförs och följ den vanliga processen för att uppdatera releasen i Jira.

Prova med din nästa Jira-release

Välj en kommande release med ett hanterbart antal ärenden.

Öppna en karta i Mind Map Studio, hitta versionen under Jira releases och ordna dess kopplade ärenden i några meningsfulla grenar. Använd översikten för att diskutera omfattningen och identifiera obesvarade frågor. Öppna sedan Deploy Notes & Checklist och skriv den ordning som teamet ska följa på lanseringsdagen.

För kundportalteamet ger det två användbara vyer av samma release: en karta som förklarar vad som ändras och en checklista som samordnar hur den ska lanseras och verifieras.

Börja med det lilla resultatet. Nästa releasemöte ger möjlighet att se vilka grupperingar, frågor och kontroller som hjälper teamet mest.

Prova Mind Map Studio med din nästa Jira-release och skapa en visuell plan som teamet kan gå igenom tillsammans.