So erstellen Sie eine RACI-Matrix in Jira: Verantwortlichkeiten klären

Ein Jira-Vorgang kann einer Person zugewiesen sein und trotzdem wichtige Verantwortlichkeiten offenlassen. Wer verantwortet das Endergebnis? Wer muss die Arbeit vor dem Abschluss prüfen? Wer sollte informiert werden, ohne an jeder Diskussion teilzunehmen?

Diese Fragen werden schwieriger, wenn eine Aufgabe Produktmanagement, Entwicklung, Tests und Kundensupport verbindet. Die zugewiesene Person setzt möglicherweise die Änderung um, ist dadurch aber nicht automatisch für jedes Gespräch darüber zuständig.

Eine RACI-Matrix macht diese Erwartungen sichtbar. Sie ordnet einer kleinen Anzahl von Arbeitsergebnissen die beteiligten Personen zu und hält fest, wie jede Person mitwirkt.

In dieser Anleitung entwickeln wir ein praktisches Beispiel für eine fiktive Kundenportal-Veröffentlichung. Anschließend zeigen wir, wie Sie diese Matrix in Power Pack für Jira organisieren. Das Ziel ist eine kurze, hilfreiche Vereinbarung, die allen Sicherheit beim Handeln gibt.

Was bedeutet RACI?

RACI beschreibt vier Arten, wie eine Person an einer Aufgabe beteiligt sein kann:

Benennen Sie für jede Zeile genau eine ergebnisverantwortliche Person. Weisen Sie mindestens eine ausführungsverantwortliche Person zu und machen Sie geteilte Ausführungsaufgaben ausdrücklich kenntlich. Konsultation bedeutet Austausch; zum Informieren kann eine kurze Mitteilung genügen.

Diese Definitionen entsprechen Atlassians Erläuterung eines RACI-Diagramms. Im weiteren Verlauf wenden wir sie auf einen beispielhaften Jira-Ablauf an.

Die Unterscheidung zwischen Ausführungs- und Ergebnisverantwortung ist besonders hilfreich. Eine Entwicklerin kann eine Benachrichtigungseinstellung umsetzen, während ein Produktverantwortlicher dafür einsteht, dass der vereinbarte Kundennutzen erreicht wird. Keine der Rollen ersetzt fachliches Urteilsvermögen oder Zusammenarbeit.

Beginnen Sie mit einem echten Abstimmungsproblem

Unser fiktives Team bereitet eine Aktualisierung des Kundenportals vor. Kunden sollen auswählen können, welche kontobezogenen E-Mails sie erhalten. Die Änderung benötigt außerdem Tests und eine kurze Support-Anleitung.

Zum Team gehören Maya als Produktverantwortliche, Leo als Entwickler, Priya als Testerin und Sam als Support-Leiter. Diese Namen und Zuweisungen sind Beispiele, kein vorgeschriebenes Personalmodell.

Vor dem Erstellen der Matrix benennt das Team die Unklarheit: Alle sind sich einig, dass die Einstellungsseite gebaut werden muss. Niemand hat jedoch ausdrücklich die Verantwortung für die Support-Anleitung übernommen. Auch die Tests hängen von einer Produktentscheidung darüber ab, welche E-Mails Kunden weiterhin erhalten müssen.

Das ist ein guter Anlass für eine RACI-Matrix. Ein Team mit einer einfachen Aufgabe und einer eindeutig zuständigen Person braucht möglicherweise keine. Nutzen Sie das Modell dort, wo ein Gespräch über Verantwortung die Zusammenarbeit tatsächlich verändert.

Wählen Sie einen Jira-Vorgang, der als sinnvoller Ort für die Diskussion dient. Er sollte das gemeinsame Ergebnis beschreiben und auf die zugehörige Umsetzungsarbeit verweisen. Sagen Sie dem Team, wo die Matrix liegt, damit sie Teil der Planung wird.

Formulieren Sie erkennbare Arbeitsergebnisse

Beginnen Sie mit Ergebnissen statt mit großen Abteilungen oder unklaren Phasen. „Entwicklung“ bezeichnet eine Personengruppe. „Steuerelemente für E-Mail-Einstellungen umsetzen“ beschreibt Arbeit, die jemand abschließen kann.

Für unser Beispiel wählt das Team vier Zeilen:

• Vereinbaren, welche Benachrichtigungseinstellungen Kunden ändern können.
• Die Steuerelemente für E-Mail-Einstellungen umsetzen.
• Prüfen, wie sich geänderte Einstellungen auf den E-Mail-Versand auswirken.
• Support-Anleitungen für die neuen Steuerelemente veröffentlichen.

Jede Zeile sollte klein genug für eine klare Zuständigkeit sein, aber bedeutsam genug, um ein Gespräch zu rechtfertigen. Wer jeden winzigen Umsetzungsschritt auflistet, kann das Abstimmungsproblem unter Verwaltungsaufwand begraben.

Wenn eine Zeile immer wieder zwei ergebnisverantwortliche Personen benötigt, prüfen Sie ihren Umfang. „Das gesamte Erlebnis entwickeln und veröffentlichen“ kann mehrere Ergebnisse mit unterschiedlichen Zuständigkeiten umfassen. Teilen Sie die Zeile dort auf, wo die Verantwortung tatsächlich wechselt, und prüfen Sie anschließend, ob die Teile weiterhin das Gesamtergebnis beschreiben.

Erstellen Sie einen ersten Matrixentwurf

Hier ist die erste Vereinbarung des Teams. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass für dieses Arbeitsergebnis keine bestimmte Rolle vergeben wurde.

Die letzte Zeile verdient eine Erklärung. Sam verantwortet die Richtigkeit und Nützlichkeit der Support-Anleitungen, während Leo die technischen Schritte formuliert. Genau das hat dieses Team vereinbart. Ein anderes Team könnte den Entwurf einer Support-Fachkraft übertragen.

Eine Matrix sollte die tatsächliche Arbeitsvereinbarung wiedergeben. Füllen Sie sie nicht allein anhand von Stellenbezeichnungen aus. Jemand kann über passendes Fachwissen verfügen, ohne Zeit für die Ausführung zu haben. Ein hoher Rang macht eine Person nicht automatisch zur richtigen Ergebnisverantwortlichen.

Lesen Sie jede Zeile laut vor. Für die Testzeile lautet die Vereinbarung: Priya prüft, Leo liefert technische Beiträge, Maya verantwortet das Ergebnis und Sam wird darüber informiert. Wenn dieser Satz jemanden überrascht, klären Sie die Meinungsverschiedenheit, bevor Sie die Matrix als vereinbart betrachten.

Halten Sie die Vereinbarung in Power Pack fest

Öffnen Sie Power Pack im Jira-Vorgang und verwenden Sie das Werkzeug RACI / DACI Matrix. Sein Verantwortungsmodell heißt RA(S)CI: Es enthält die vier RACI-Rollen sowie eine optionale Support-Rolle. Sie können das Beispiel mit R, A, C und I erstellen, ohne S zuzuweisen.

Gehen Sie die Ansichten für Personen, Arbeitsergebnisse und Matrix durch. Fügen Sie zuerst die beteiligten Personen hinzu. Die Personenliste unterstützt die Suche nach Jira-Nutzern sowie Einträge für externe Personen oder Personen ohne Jira-Konto. Ein externer Eintrag nimmt jemanden in die Liste auf; er erstellt kein Jira-Konto und gewährt keinen Zugriff auf den Vorgang.

Fügen Sie anschließend die vereinbarten Arbeitsergebnisse hinzu. Power Pack bietet außerdem die Aktion Import Subtasks, mit der vorhandene untergeordnete Teilaufgaben in den verfügbaren Ergebnispool übernommen werden können. Prüfen Sie die ausgewählten Ergebnisse vor dem Wechsel zur Matrix, damit die Zeilen zum gewünschten Gespräch passen.

Weisen Sie in der Matrix an jedem relevanten Schnittpunkt eine Rolle zu. Ein Klick auf eine Zelle wechselt durch die verfügbaren Rollen. Fokussierte Zellen unterstützen außerdem Tastenkürzel mit den Rollenbuchstaben. Lassen Sie eine Zelle leer, wenn die betreffende Person für diese Zeile keine sinnvolle Verantwortung hat.

Das Werkzeug hebt fehlende Verantwortliche, mehrere Verantwortliche und Zeilen ohne ausführende Person hervor. Verstehen Sie diese Hinweise als Anlass, die Zuweisungen zu prüfen. Eine gültige Zeile bestätigt nur das grundlegende Rollenmuster; sie beweist nicht, dass alle zugestimmt haben, genug Zeit besitzen oder die Arbeit erledigt haben.

Änderungen werden am Jira-Vorgang gespeichert. Prüfen Sie die Speicheranzeige, bevor Sie die Ansicht verlassen oder jemanden um eine Prüfung bitten. Ein lokaler oder Offline-Status bestätigt nicht, dass andere Teammitglieder bereits die neueste Version sehen können.

Prüfen Sie neben den Zeilen auch die Personen

Eine Matrix kann zeilenweise sinnvoll aussehen und trotzdem zu viel Arbeit bei einer Person bündeln. Lesen Sie nach den Arbeitsergebnissen auch jede Personenspalte von oben nach unten.

In unserem Beispiel ist Leo dafür zuständig, das Verhalten abzustimmen, die Steuerelemente umzusetzen und die Support-Anleitungen zu entwerfen. Bei einer kleinen Änderung kann das passen. Bei einer größeren Veröffentlichung könnte es einen Engpass offenlegen, den das Team vor einer Terminzusage angehen sollte.

Fragen Sie jede Person, ob sie ihre Rolle versteht und erfüllen kann. Klären Sie, wann eine Konsultation nötig ist, wie schnell Rückmeldungen erwartet werden und was informierte Personen erhalten sollen. Halten Sie Termin- und Kommunikationsdetails in Ihrem üblichen Jira-Prozess bei der Arbeit fest.

Ein C in einer Zelle plant keine Prüfung ein. Ein I versendet keine Nachricht. Die Matrix benennt die Erwartung; das Team muss sie weiterhin erfüllen.

Trennen Sie Zuständigkeiten vom Jira-Workflow

RACI-Zuweisungen beschreiben die Beteiligung an einem Arbeitsergebnis. Sie sind nicht mit dem Jira-Feld für die zugewiesene Person, Vorgangsberechtigungen oder dem Workflow-Status gleichzusetzen.

Eine geänderte Verantwortungszelle ersetzt weder das Zuweisen eines Umsetzungstickets noch das Gewähren von Zugriff oder einen Statuswechsel. Stimmen Sie diese Jira-Aktionen über Ihren normalen Workflow mit der Vereinbarung ab.

Power Pack kann die Matrix als Markdown-Tabelle oder CSV für Diskussionen an anderer Stelle exportieren. Wenn Sie eine Kopie teilen, benennen Sie den Jira-Vorgang als Ort für die aktuellen Zuweisungen. Andernfalls kann eine exportierte Tabelle weiter zirkulieren, obwohl das Team den Plan längst geändert hat.

Prüfen Sie die Matrix erneut, wenn sich der Umfang ändert, jemand nicht mehr verfügbar ist oder eine neue Prüfanforderung entsteht. Eine kurze Prüfung bei einer wesentlichen Änderung hilft mehr, als die erste Version für dauerhaft gültig zu halten.

Vermeiden Sie drei häufige RACI-Fehler

Alle zu konsultierten Personen machen

Konsultation sollte eine konkrete Frage beantworten. Alle an jeder Zeile zu beteiligen kann genau die Besprechungslast wiederherstellen, die die Matrix verringern sollte. Benennen Sie das benötigte Fachwissen und informieren Sie Personen, die lediglich das Ergebnis benötigen.

Ergebnisverantwortung standardmäßig als Zusatzarbeit vergeben

Eine ergebnisverantwortliche Person benötigt ausreichend Kontext und Befugnisse, um Probleme rund um das Ergebnis zu lösen. Wählen Sie niemanden nur deshalb aus, weil die Person den höchsten Rang hat oder bereits an den meisten Besprechungen teilnimmt.

Ein Entscheidungsproblem mit RACI lösen wollen

Manchmal ist nicht unklar, wer die Arbeit erledigt, sondern wer zwischen konkurrierenden Optionen entscheidet. Dann kann DACI das passendere Gespräch ermöglichen: Benennen Sie eine koordinierende Person, genau eine entscheidende Person, Mitwirkende und zu informierende Personen. Treffen Sie die Entscheidung und klären Sie anschließend bei Bedarf mit RACI die Umsetzungsverantwortung.

Probieren Sie mit Ihrem Team eine kleine Matrix aus

Wählen Sie einen Jira-Vorgang, bei dem Verantwortlichkeiten derzeit Teamgrenzen überschreiten. Benennen Sie drei bis fünf sinnvolle Arbeitsergebnisse, fügen Sie die beteiligten Personen hinzu und vereinbaren Sie die Zuweisungen gemeinsam.

Halten Sie diese Vereinbarung mit der RACI / DACI Matrix von Power Pack direkt beim Vorgang fest. Prüfen Sie die Verantwortungshinweise, bestätigen Sie den Speicherstatus und gehen Sie das Ergebnis mit den genannten Personen durch.

Beginnen Sie mit einer Matrix, die eine tatsächliche Unklarheit beseitigt. Für unser Kundenportal-Team ist der Nutzen einfach: Alle wissen, wer die Steuerelemente entwickelt, wer sie prüft, wer das Ergebnis verantwortet und wer den Support vorbereitet.

• Atlassians Erläuterung eines RACI-Diagramms